Leer hoe je een toegankelijke PDF maakt. Accessible PDF/A is er voor visueel gehandicapten.

Een toegankelijke PDF is er een die door slechtzienden nog ‘gelezen’ kan worden. Die wordt dan voorgelezen door een speciaal schermlees-programma. Overheidsinstellingen moeten PDF die ze publiceren toegankelijk maken. Wil je leren hoe je dat moet doen, lees dan verder.

Accessible PDF vanuit MsOffice

Als je werkt vanuit MsOffice, zijn er een aantal controlepunten waar je ontwerp doorheen moet. Je kunt een handig hulpscherm gebruiken om verder te komen.

Toegankelijke PDF vanuit InDesign

Voor grafisch ontwerpers ontbreekt zo’n controle vooraf. Maar je kunt wel leren wat je sowieso moet doen.

Gescande PDF toegankelijk maken

Ook als je start met papieren documenten, moet je PDF meer zijn dan alleen een foto. Gebruik Acrobat om met Optical Character Recognition (OCR) een onzichtbare laag toe te voegen. Die wordt gebruikt voor de leesbaarheid en voor PDF/A.

Wat verandert er in een toegankelijke PDF?

Vooral metadata en structuur. Net zoals voor het internet is voorgeschreven, heeft een afbeelding metadata. Voor een blinde wordt deze metadata opgelezen door de screenreader, omdat ie het zelf niet kan zien. Als je PDF wordt voorgelezen, moeten kopjes, subkopjes en bijschriften goed zijn gedefinieerd.

Leer hoe je een toegankelijke PDF/A maakt. Enkele PDF/A-variaties

PDF/A is bedacht voor Archiving and Accessibility. Hij is vergrendeld zodat hij niet zomaar te veranderen is.
Als je een PDF/A moet maken, moet je ook weten aan welke standaard het moet voldoen. Want er zijn een aantal varianten:

PDF/A 1a en 1b leren maken

Daarin mag geen transparantie zitten. Afvlakken van gebruikte transparantie geeft weer extra problemen. PDF/A1a is een wat striktere variant dan 1b. In de b-variant moet vooral de vorm vast liggen; de kleursoort (RGB of CMYK) en structuur zijn minder belangrijk.

Een betere variant is een PDF/A2a of een PDF/A2b. Maar wat is dan een PDF/A-U?

In PDF/A2a mag wèl transparantie, en ook RGB. En je mag werken met OpenType fonts, zolang je die maar insluit. Verder mogen er PDF-bestanden worden ingesloten, zolang dat dan ook maar PDF/A-2a-bestanden zijn. Ook hier is de b-variant weer wat vergeeflijk: zolang de structuur maar klopt. De U-variant geldt voor het insluiten van Unicode fonts.

PDF/A 3

Ja, het is om gek van te worden he? In een PDF/A3 mogen ook andere bestanden worden ingesloten dan PDF/A-bestanden.

PDF/UA-1

Nòg een variant? Ja, voor het definiëren van invulbare formulieren. Want als je een PDF moet vergrendelen opdat hij niet zomaar te veranderen is, dan staat dat haaks op invulbare formulieren.

WCAG2

Tegenwoordig heeft men het er over dat je PDF compatible moet zijn met WCAG2.1. Dat is een norm voor web content. Voor internetpagina's dus. Maar hij is grotendeels ook van toepassing op PDF. Je kunt dit eenvoudig testen met de juiste programmatuur.

Wat valt er te leren over PDF/A?
In deze cursus leer je hoe je PDF bestanden kunt maken die voldoen aan de wettelijke richtlijnen. Je kiest tussen InDesign en MsWord. Daarbij mag je denken aan:
Aanpassen van MsOffice bestand om een beter PDF te maken. Je hoeft niet alles achteraf nog te fixen.
Indien voor jou van toepassing: hoe je werken kunt met InDesign om een goede start voor PDF/A te maken.
Controle op toegankelijkheid en aanpassing daarop binnen Acrobat. Want soms kun je het niet goed regelen in MsOffice of InDesign, en moet het maar achteraf in Acrobat.
Controle op toegankelijkheid m.b.v. PAC3checker en PDFvalidator om de PDF/UA norm en WCAG2-norm te toetsen.
OCR technieken gebruiken. Zodat ook papieren documenten als basis kunnen worden gebruikt.
Documenten bewaren als en omzetten naar goedgekeurde PDF/A. Want dat is uiteindelijk de standaard.
Validaties voor dit bestandsformaat. Als je een aanpassing hebt gedaan, wil je daarna ook zeker weten dat het verder in orde is met die PDF.
Hoe lang duurt zo'n cursus over PDF/A?
Deze cursus duurt meestal 2 dagen. Er zal eerst een intake-gesprek zijn, waarna we kunnen bepalen welke onderdelen nodig zijn. In uitzonderlijke gevallen kan de cursus ook als 1daagse cursus gegeven worden. Daarvoor is eerst overleg nodig.
Wat kost de cursus PDF/A maken?
Voor 1 persoon €414,- per dag. Extra collega voor €207,- Voor groepen van meer dan 4 personen gelden voordelige tarieven.

Die wil ik

Peter Maas